Analisis Jabatan

Saat ini banyak yang lagi disibukkan dengan Analisis Jabatan atau Anjab.  Termasuk insan peternakan.  Sudahkah membuatnya?

Walau saya belum dapat amanah untuk membuatnya, alhamdulillah saya pun kebagian belajar tentang Anjab ini.  Setelah mempelajari berbagai sumber, termasuk contoh dari berbagai daerah.  Sampailah pada satu kesimpulan : NGAMBANG.

Oleh karena itu, saya tidak ingin Bapak dan Ibu harus membuka dan belajar dari berbagai sumber yang akhirnya pada kesimpulan baru : BINGUNG. 

Makanya saya langsung ke contoh saja ya…  Biar gampang. 

Kalau ada yang perlu didiskusikan, kita lewat WA saja ya di 087 718 719 333.

Sukses selalu.  Aamiin YRA.

                       

FORMULIR

INFORMASI JABATAN

1.      Nama Jabatan             :  Pelaksana Arsiparis

2.      Kode Jabatan               :

3.      Unit Kerja                    :  Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Eselon II                       :  Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Eselon III                      :  Kepala Balai Pelayanan dan Pengawasan Pendidikan Wilayah V

Eselon IV                     :  Kepala Sub Bagian Tata Usaha SMK Negeri 1 Sindang

4.      Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Kepala Balai Pelayanan dan Pengawasan Pendidikan Wilayah V

Kepala Sub Bagian Tata Usaha SMK Negeri 1 Sindang

Pelaksana Umum dan Kepegawaian

Pelaksana Keuangan

Pelaksana Arsiparis

Bendahara Pengeluaran DSP

5.      IKHTISAR JABATAN :

Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

6.      URAIAN TUGAS :

1)	Pengelolaan surat masuk dan dokumen
	Tahapan
	a.	Membuka dan memberikan nomor surat/dokumen;
	b.	Menulis pada lembar disposisi;
	c.	Mencatat surat masuk pada Buku Agenda Surat Masuk/Dokumen;
	d.	Menyampaikan surat kepada pimpinan;
	e.	Mencatat disposisi pimpinan;
	f.	Mendistribusikan surat yang sudah didisposisi oleh pimpinan.

  

2)	Mempelajari surat masuk dan dokumen
	Tahapan
	a.	Membaca surat/dokumen;
	b.	Membuat ringkasan surat/dokumen;
	c.	Mengagendakan surat masuk yang perihal undangan;
	b.	Mencatat pada agenda kegiatan.

3)	Menata pengelolaan surat masuk dan dokumen
	Tahapan
	a.	Menyeleleksi surat masuk/dokumen;
	b.	Mengelompokkan surat masuk/dokumen;
	c.	Menyimpan surat masuk/dokumen.

4)	Pengelolaan surat keluar
	Tahapan
	a.	Mencatat surat keluar pada Buku Agenda Surat Keluar;
	b.	Memberikan nomor pada surat keluar.

5)	Pengarsipan surat masuk dan dokumen serta surat keluar
	Tahapan
	a.	Menyeleksi surat masuk/dokumen dan surat keluar;;
	b.	Pendataan dan pencatatan arsip;
	c.	Menyimpan arsip aktif dan inaktif.

  

6)	Pengelompokan naskah dinas menurut jenis dan sifatnya
	Tahapan
	a.	Menyeleksi naskah dinas;
	b.	Pendataan dan pencatatan naskah dinas;
	c.	Pengelompokan naskah dinas berdasarkan jenis dan sifatnya.

7)	Pengarsipan bahan pustaka/referensi
	Tahapan
	a.	Menyeleksi bahan pustaka/referensi;
	b.	Pendataan dan pencatatan bahan pustaka/referensi;
	c.	Pengklipingan bahan pustaka/referensi.

8)	Melayani peminjaman arsip naskah dinas, surat masuk, surat keluar dan bahan pustaka/referensi
	Tahapan
	a.	Menerima permintaan tertulis arsip naskah dinas, surat masuk, surat keluar dan bahan pustaka/referensi;
	b.	Memberikan arsip naskah dinas, surat masuk, surat keluar dan bahan pustaka/referensi;
	c.	Menerima pengembalian arsip naskah dinas, surat masuk, surat keluar dan bahan pustaka/referensi;
	d.	Menyimpan kembali arsip naskah dinas, surat masuk, surat keluar dan bahan pustaka/referensi;

9)	Pencatatan notulen rapat
	Tahapan
	a.	Menyimak rapat dengan seksama;
	b.	Mencatat hasil rapat;
	c.	Menandatangani catatan hasil rapat;

10)	Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah pimpinan
	Tahapan
	a.	Menerima perintah lisan/tertulis dari pimpinan;
	b.	Menerima tugas tambahan sebagai Bendahara DSP;
	c.	Melaksanakan tugas dinas yang diperintahkan;
	d.	Melaporkan hasil tugas dinas yang diperintahkan kepada pimpinan;

  

7.      BAHAN KERJA :

NO.	BAHAN KERJA	PENGGUNAAN DALAM TUGAS
1.	Surat/dokumen masuk	Bahan disposisi pimpinan
2.	Disposisi pimpinan	Arah dan tujuan penyampaian surat masuk/dokumen
3.	Agenda Surat Masuk	Catatan surat masuk
4.	Surat keluar	Bahan/materi pimpinan
5.	Agenda Surat keluar	Catatan surat keluar
6.	Agenda Bahan Pustaka/Referensi	Catatan tentang bahan pustaka/referensi

8.      PERANGKAT KERJA :

NO.	PERANGKAT KERJA	DIGUNAKAN UNTUK TUGAS
1.	Computer dan perangkatnya	Mengetik dan tabulasi data
2.	Koneksi internet	Mencari informasi yang berkaitan dengan tugas
3.	Telepon	Komunikasi kaitan dengan tugas
4.	Standard Operation Prosedure (SOP) terkait	Pedoman dalam pelaksanaan tugas
5.	Peraturan-peraturan terkait.	Pedoman dalam pelaksanaan tugas

9.      HASIL KERJA :

NO.	HASIL KERJA	SATUAN HASIL
1.	Penomoran surat masuk	Data
2.	Catatan pada lembar disposisi	Data
3.	Agenda Surat Masuk	Buku
4.	Ringkasan surat masuk/dokumen	Data
5.	Surat kepada Pimpinan	Data
6.	Catatan disposisi pimpinan	Data
7.	Distribusi surat	Data
8.	Agenda Surat Keluar	Buku
9.	Penomoran surat keluar	Data
10.	Agenda undangan	Buku
11.	Agenda kegiatan kantor	Data
12.	Agenda arsip surat masuk/keluar/dokumen	Buku
13.	Arsip surat masuk/keluar/dokumen	Data
14.	Penyimpanan arsip	Data
15.	Notulen rapat	Data
16.	Tugas dinas lain	Kegiatan
17.	Tugas tambahan sebagai Bendahara DSP	Kegiatan

10.  TANGGUNGJAWAB :

1.	Kebenaran pemberian nomor agenda dan kode surat masuk;
2.	Kebenaran pemberian nomor pada surat keluar;
3.	Kebenaran menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar;
4.	Ketersediaan naskah-naskah dinas;
5.	Kebenaran menulis jadwal kegiatan pimpinan;
6.	Ketepatan pendistribusian surat;
7.	Ketelitian dalam mengarsip surat dan mengagenda surat/dokumen
8.	Ketelitian dalam penulisan notulen.

(keakuratan, kelancaran, kerahasiaan, kebenaran, kesesuaian, ketepatan, kebenaran, kesesuaian, ketepatan, keselamatan, kerapihan, keamanan, kualitas, kuantitas, keutuhan, kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan)

11.  WEWENANG :

1.	Meminta arsip surat keluar;
2.	Meminta Kartu Kendali sebagai bukti pengiriman surat keluar;
3.	Menolak naskah dinas yang tidak sesuai dengan peraturan tata naskah dinas;
4.	Memberikan surat yang sudah didisposisi;
5.	Menolak permintaan arsip yang tidak jelas kepentingannya;
6.	Mengeluarkan arsip yang diperlukan.

(meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan, menggunakan, menentukan, menepatkan, menegur, memotoivasi, menilai)

12.  KORELASI JABATAN :

NO.	JABATAN	UNIT KERJA/INSTANSI	DALAM HAL
1.	Atasan langsung	SMK Negeri 1 Sindang	Menerima perintah/disposisi dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
2.	Pelaksana Arsiparis	SMK se-kabupaten Indramayu	Koordinasi dan kerjasama dalam pelaksanaan tugas.

  

13.  KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

NO.	ASPEK	FAKTOR
1.	Tempat kerja	Dalam ruangan 90% dan luar ruangan 10 %
2.	Suhu	Panas
3.	Udara	Kering
4.	Keadaan ruangan	Sempit
5.	Letak	Pinggir Sungai Cimanuk dan dekat Pusat Pemerintahan Kabupaten Indramayu
6.	Penerangan	Terang
7.	Suara	Tenang
8.	Keadaan tempat kerja	Bersih dan rapi
9.	Getaran	Rendah

14.  RESIKO BAHAYA :

NO.	FISIK/MENTAL	PENYEBAB
1.	Tidak ada	Tidak ada

15.  SYARAT JABATAN :

15.1.Pangkat, Golongan/Ruang          :  Penata Muda, III/a

15.2.Pendidikan                                  :  SLTA

15.3.Kursus/Diklat                               : 

a.                  Penjenjangan              :  Tidak disyaratkan

b.                  Teknis                          :  1. Kursus Mengetik dan Administrasi Kantor

   2. Kursus Komputer

15.4.Pengalaman Kerja                      :  Tidak disyaratkan

15.5.Pengetahuan Kerja                     :

a.                  Kearsipan surat

b.                  Administrasi kantor

15.6.Keterampilan Kerja                     : 

a.                  Kearsipan surat

b.                  Mengetik

c.                   Mengoperasikan komputer

15.7.Bakat Kerja :

1.	G : Intelgensia
2.	V : Bakat verbal
3.	Q : Ketelitian
4.	F : Kecekatan jari
5.	M : Kecekatan tangan

15.8.Temperamen Kerja :

1.	R :  Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan yang tertentu.

15.9.Minat Kerja :

1.	R (Realistik) Penkerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain : -          Kegiatan yang membutuhkan keterampilan tangan -          Tugas mekanikal atau teknikal -          Aktifitas fisik -          Pekerjaan yang dilakukan di luar ruangan -          Menggunakan peralatan atau perlengkapan yang spesifik -          Memperbaiki mesin atau benda-benda -          Bekerja dengan obyek nyata -          Dapat dilakukan seorang diri
2.	C (Konvensional) Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain : -          Administrasi/tugas dasar organisasi -          Mengelola arsip -          Menjalankan sistem atau rutinitas -          Menyusun pembukuan/akuntansi -          Mengikuti kebijakan/prosedur -          Kegiatan yang berhubungan dengan angka -          Pelaporan yang rinci -          Jadwal kerja yang ketat dan terstruktur

15.10.    Upaya Fisik :

1.	Berdiri
2.	Berjalan
3.	Duduk
4.	Mengangkat
5.	Membawa
6.	Mendorong
7.	Menarik
8.	Berlutut
9.	Membungkuk
10.	Menjangkau
11.	Bekerja dengan jari
12.	Berbicara
13.	Mendengar
14.	Melihat

15.11.Kondisi Fisik :

a)                  Jenis Kelamin              :  Perempuan/Laki-laki

b)                  Umur                           :  20-58 Tahun

c)                  Tinggi badan               :  Tidak disyaratkan

d)                  Berat badan                :  Tidak disyaratkan

e)                  Postur badan               :  Tidak disyaratkan

f)                   Penampilan                 :  Tidak disyaratkan

15.12.Fungsi Jabatan  :

1.	Tingkat hubungan pemegang jabatan dengan data : D3 = Menyusun data D5 = Menyalin data D6 = Membandingkan/mencocokkan data
2.	Tingkat hubungan pemegang jabatan dengan orang : O1 = Berunding O7 = Melayani orang O8 = Menerima instruksi
3.	Tingkat hubungan pemegang jabatan dengan benda : B3 = Mengemudikan/menjalankan mesin B6 = Memasukkan, mengeluarkan barang ke/dari mesin B7 = Memegang

  

16.          STANDAR PRESTASI YANG DIHARAPKAN

NO.	URAIAN TUGAS	SATUAN HASIL	WAKTU PENYELESAIAN (menit)	WAKTU KERJA EFEKTIF (menit)	BEBAN KERJA	PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
1	2	3	4	5	6	7 =(4*6)/5
1.	Penomoran surat masuk	Data	5	72.000	500	0,035
2.	Catatan pada lembar disposisi	Data	5	72.000	500	0,035
3.	Agenda Surat Masuk	Data	5	72.000	500	0,035
4.	Ringkasan surat masuk/dokumen	Data	5	72.000	500	0,035
5.	Surat kepada Pimpinan	Data	15	72.000	500	0,104
6.	Catatan disposisi pimpinan	Data	5	72.000	500	0,035
7.	Distribusi surat	Data	15	72.000	500	0,104
8.	Agenda Surat Keluar	Data	5	72.000	400	0,028
9.	Penomoran surat keluar	Data	5	72.000	400	0,028
10.	Agenda undangan	Data	5	72.000	100	0,007
11.	Agenda kegiatan kantor	Data	5	72.000	100	0,07
12.	Agenda arsip surat masuk/keluar/dokumen	Data	10	72.000	1000	0,139
13.	Arsip surat masuk/keluar/dokumen	Data	10	72.000	1000	0,139
14.	Penyimpanan arsip	Data	15	72.000	1000	0,208
15.	Notulen rapat	Data	300	72.000	18	0,075
16.	Tugas dinas lain	Kegiatan	120	72.000	240	0,400
17.	Tugas tambahan sebagai Bendahara DSP (Informasi Jabatan Tugas Tambahan terlampir)	Kegiatan	43,369	72.000	1.373	0,827
JUMLAH PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN						2,240

  

17.          BUTIR INFORMASI LAIN :

Efektif bulan September 2014 hingga saat ini (Tahun Pelajaran 2014/2015, 2015/2016, 2016/2017 dan 2017/2018) mendapat tugas tambahan sebagai Bendahara Pengeluaran Dana Sumbangan Partisipasi (DSP) SMK Negeri 1 Sindang.

(Analisis Jabatan Bendahara Pengeluaran DSP SMK Negeri 1 Sindang terlampir)

  

			Indramayu,
Mengetahui Atasan Langsung			Yang membuat
Kepala Sub Bagian Tata Usaha  SMK Negeri 1 Sindang
YETI SUMIYATI, S. Pd, MM Pd NIP.19701208 199412 2 002			N. ARTIKA SUMIATI NIP. 19661028 199403 2 005